Eğitim Kurumlarında CRM

Bir eğitim kurumunun reklam hesabında form sayısı yüksek olabilir.

Meta veya Google tarafında başvurular görünür, danışmanlar telefon görüşmeleri yapar, WhatsApp konuşmaları başlar. Fakat birkaç hafta sonra şu soruların cevabı bilinmiyorsa reklamın gerçek sonucu hâlâ net değildir:

• Kaç kişiye ulaşıldı?
• Kaç kişi gerçekten programla ilgileniyordu?
• Kaç randevu oluştu?
• Kaç kişi kuruma geldi?
• Kaç öğrenci kayıt oldu?
• Kayıt olmayanlar neden ilerlemedi?

CRM tam olarak bu noktada devreye girer.

Eğitim kurumlarında CRM'in amacı yalnızca isim ve telefon numarası saklamak değildir. Başvurunun reklamdan geldikten sonra hangi aşamada olduğunu görünür hale getirmektir.

Reklam başvuruyu gösterir. CRM ise o başvurunun ne olduğunu anlatır.

Reklam Paneli Formu Görür, CRM Sonucu Görür

Meta Ads veya Google Ads bir dönüşümün gerçekleştiğini gösterebilir.

Örneğin:

Bir kişi form gönderdi.

Telefon bağlantısına tıkladı.

WhatsApp'a geçti.

Ancak reklam paneli çoğu zaman görüşmenin sonucunu bilmez.

Kişi gerçekten uygun muydu?

Telefonu açtı mı?

Randevu aldı mı?

Kuruma geldi mi?

Kayıt oldu mu?

Bu bilgiler kurumun kendi tarafında ortaya çıkar.

Bu nedenle yalnızca reklam paneline bakıldığında kampanyanın önemli bir bölümü görünmez kalır.

Basit akış şu şekildedir:

Bu yüzden eğitim kurumlarının dijital pazarlamasında reklam ve CRM birbirinden kopuk düşünülmemelidir.

Reklamdan kayda uzanan sistemin daha geniş çerçevesini eğitim kurumları için dijital pazarlama rehberimizde de ele alıyoruz.

CRM'de Her Bilgiyi Tutmak Zorunda Değilsiniz

CRM kurulunca onlarca alan açmak kolaydır.

Fakat danışmanların kullanmadığı bir sistem kısa sürede güncelliğini kaybeder.

Başlangıç için gerçekten karar vermeye yarayan bilgiler yeterlidir.

Özel okulda kademe bilgisi önemli olabilir.

Dil kursunda program ve ders saati daha değerlidir.

Kurs merkezinde hedef sınav öne çıkabilir.

Öğrenci yurdunda ise şube ve oda tipi kritik hale gelir.

Yani tek bir CRM şablonu bütün eğitim kurumlarına birebir uygulanmamalıdır.

Lead Durumlarını Herkes Aynı Şekilde Kullanmalı

CRM'deki en önemli konulardan biri durumların anlamıdır.

Örneğin bir danışman telefonu açmayan kişiyi “olumsuz” işaretlerken başka biri “ulaşılamadı” olarak kaydediyorsa birkaç hafta sonra rapor anlamsız hale gelir.

Durumlar mümkün olduğunca açık olmalıdır.

Örnek bir yapı:

1. Yeni başvuru
2. Arandı
3. Ulaşılamadı
4. Görüşüldü
5. Uygun değil
6. Randevu alındı
7. Randevu gerçekleşti
8. Takipte
9. Kayıt oldu
10. Kayıp

Buradaki kritik ayrımlardan biri şudur:

Ulaşılamayan kişi ile uygun olmayan kişi aynı şey değildir.

Telefonu açmayan kişinin programa uygun olup olmadığını henüz bilmiyorsunuz.

Benzer şekilde fiyatı sorup daha sonra düşüneceğini söyleyen aday ile yanlış şehirden başvuran aday da aynı nedenle kaybedilmemiştir.

Bu ayrımlar reklam optimizasyonunda ciddi fark yaratır.

CRM'in En Değerli Alanlarından Biri “Sonraki İşlem”dir

Birçok kurum ilk görüşmeyi yapar ancak ikinci görüşmeyi unutabilir.

Aday:

“Velimle konuşayım.”

“Hafta sonu gelebilirim.”

“Bir sonraki ay başlayacağım.”

“Fiyatı değerlendireceğim.”

der.

Not alınır.

Sonra yeni başvurular geldikçe bu kişi listenin altında kalır.

CRM'in gerçek faydalarından biri burada ortaya çıkar.

Her adayın mümkünse bir sonraki adımı bulunmalıdır.

Örneğin:

• Yarın tekrar ara
• Cumartesi okul ziyareti
• Yeni grup açıldığında ulaş
• Bursluluk sonucu sonrası ara
• Önümüzdeki ay tekrar görüş
• Randevu hatırlatması gönder

“Takipte” tek başına yeterince açıklayıcı değildir.

Kim, ne zaman, ne yapacak?

sorusunun cevabı bulunmalıdır.

Geri Dönüş Süresini CRM'den Görebilirsiniz

Reklamdan başvuru geldikten sonra ilk temasın ne kadar sürede yapıldığı önemlidir.

Kurum bunu tahmin etmek yerine CRM üzerinden görebilir.

Örneğin:

Başvuru saati: 13.10

İlk arama: 13.25

veya:

Başvuru saati: 13.10

İlk arama: ertesi gün 11.40

Bu iki başvuru aynı reklamdan gelmiş olsa bile aynı takip deneyimini yaşamamıştır.

Bir süre sonra CRM üzerinden şu sorular cevaplanabilir:

• Ortalama ilk dönüş süremiz ne?
• Hangi saatlerde gelen başvurular daha geç aranıyor?
• Hafta sonu formları ne zaman işleme alınıyor?
• Hangi danışmanda bekleyen daha fazla lead var?

Bu bilgiler reklam tarafında görülemez.

Ama kayıt sonucunu doğrudan etkileyebilir.

Reklam Kaynağını CRM'de Kaybetmeyin

Başvuru CRM'e geçtiğinde yalnızca isim ve telefon kalıyorsa değerli bir bilgi kaybolur.

Mümkünse adayın nereden geldiği de tutulmalıdır.

Örneğin:

• Meta
• Google
• Instagram
• Organik arama
• Web sitesi
• Referans
• Kampanya adı
• Kreatif adı

Bu bilgi sayesinde yalnızca:

“Bu ay 12 kayıt aldık.”

değil:

“Bu 12 kaydın 7'si Meta, 4'ü Google, 1'i organik kanaldan geldi.”

gibi daha anlamlı sonuçlar görülebilir.

Daha ileri bir yapıda kampanya ve kreatif seviyesi de takip edilebilir.

Bu durumda bir reklamın yalnızca kaç form ürettiği değil, kaç kayıt oluşturduğu da incelenebilir.

Reklamdan CRM'e uzanan bu yapıyı kayıt getiren reklam sistemi yazımızda daha geniş şekilde anlatıyoruz.

Kayıp Nedeni Reklam Ekibi İçin Çok Değerlidir

CRM'deki en faydalı alanlardan biri çoğu kurumda en az kullanılan alanlardan biridir:

Neden kayıt olmadı?

Her adaydan kesin bir sebep alınamayabilir.

Ama bilinen nedenlerin kaydedilmesi birkaç ay sonra güçlü bir tablo oluşturur.

Örneğin:

Diyelim ki bir ay içinde 100 kayıp adayın 35'i “lokasyon uzak” nedeniyle elendi.

Bu durumda problem yalnızca kayıt danışmanında olmayabilir.

Reklamın gösterildiği bölgeyi yeniden değerlendirmek gerekir.

CRM böylece reklam ekibine gerçek saha verisi sağlar.

Form Sayısından Kayıt Oranına Geçin

CRM düzenli kullanılmaya başladığında raporlama da değişir.

Eskiden rapor şöyle olabilir:

“Bu ay 180 form geldi.”

CRM ile birlikte ise:

Bu tablo çok daha fazla şey anlatır.

Örneğin:

Başvuru sorunu yok.

Ulaşılabilirlikte ciddi kayıp var.

Randevuya geçiş ayrıca incelenmeli.

Artık “reklam iyi mi kötü mü?” sorusuna daha somut cevap verilebilir.

Aşağıdaki oranlar takip edilebilir:

• Ulaşılabilir lead oranı
• Görüşme oranı
• Randevu oranı
• Randevuya katılım oranı
• Kayıt oranı
• Kayıt başına reklam maliyeti

Bu oranların hepsi her kurum için farklı olacaktır.

Önemli olan kurumun kendi geçmiş verisini oluşturmaktır.

CRM Büyük Bir Yazılım Olmak Zorunda Değil

CRM denildiğinde pahalı ve karmaşık sistemler düşünülmemelidir.

Başlangıçta düzenli kullanılan basit bir yapı bile büyük fark yaratabilir.

Kurumun hacmine göre:

• Google Sheets
• Hazır CRM yazılımları
• Kuruma özel panel
• Otomasyon bağlantılı takip sistemi

kullanılabilir.

Burada teknoloji ikinci sıradadır.

İlk soru şudur:

Ekip sistemi gerçekten kullanıyor mu?

En pahalı CRM bile danışman görüşme sonucunu girmiyorsa işe yaramaz.

Daha basit bir sistem düzenli kullanılıyorsa çok daha değerli olabilir.

CRM Verisi Reklama Geri Dönebilir

CRM yalnızca raporlama için kullanılmak zorunda değildir.

Uygun teknik yapı kurulduğunda reklamdan sonraki bazı dönüşüm aşamaları reklam platformlarına geri iletilebilir.

Örneğin kurum kendi sisteminde:

“Nitelikli başvuru”

“Randevu”

veya uygun başka bir dönüşüm aşaması tanımlıyorsa, gerekli entegrasyonlarla bu verilerin reklam ölçümünde kullanılması mümkün olabilir.

Burada dikkat edilmesi gereken konu verinin kalitesidir.

Her formu “nitelikli lead” olarak işaretlerseniz sistem gerçekte yeni bir bilgi öğrenmez.

Aşamaların ekip tarafından tutarlı şekilde işlenmesi gerekir.

CRM düzeni kurulmadan gelişmiş entegrasyonlara geçmek çoğu zaman problemi yalnızca teknik olarak büyütür.

Önce veri doğru tutulmalıdır.

GPT Dijital Bu Süreçte Nerede Devreye Giriyor?

GPT Dijital'de reklamdan gelen başvuruların yalnızca Meta veya Google panelinde kalmasını istemiyoruz.

Kurumun ihtiyacına göre başvuruların CRM veya takip sistemine aktarılabileceği bir yapı oluşturuyoruz.

Süreçte:

• Form kaynaklarını düzenliyoruz.
• Kampanya bilgisinin kaybolmamasını sağlıyoruz.
• Başvuru durumlarını kurumla birlikte belirliyoruz.
• Görüşme, randevu ve kayıt aşamalarını takip edilebilir hale getiriyoruz.
• Gerekli durumlarda Make gibi otomasyon araçlarıyla veri akışı kuruyoruz.
• Uygun yapılarda dönüşüm verisinin reklam sistemlerine geri iletilebilmesi için altyapıyı planlıyoruz.

Amaç CRM kurmuş olmak değildir.

Hangi reklamın gerçek görüşme ve kayıt ürettiğini görebileceğiniz bir yapı oluşturmaktır.

Kurumunuzda reklamdan gelen başvurular hâlâ farklı telefonlarda, WhatsApp konuşmalarında veya dağınık tablolarda kalıyorsa mevcut yapıyı birlikte değerlendirebiliriz.

Hızlı İletişim Formu üzerinden kurumunuzun mevcut reklam ve takip yapısını bize iletebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Eğitim kurumları için CRM gerekli mi?

Başvuru sayısı yükseldikçe düzenli bir takip sistemi daha önemli hale gelir. Büyük bir CRM zorunlu değildir; önemli olan başvurunun durumu, sorumlusu ve sonraki işlemin düzenli takip edilmesidir.

Google Sheets CRM olarak kullanılabilir mi?

Düşük veya orta hacimli yapılarda iyi hazırlanmış bir Google Sheets başlangıç için yeterli olabilir. Başvuru hacmi ve ekip büyüdükçe daha gelişmiş CRM sistemlerine geçilebilir.

CRM reklam performansını artırır mı?

CRM tek başına reklam performansını artırmaz. Ancak hangi başvurunun görüşmeye ve kayda dönüştüğünü görünür hale getirerek daha doğru reklam kararları alınmasını sağlar.

CRM'de hangi lead durumları olmalı?

Kurumun sürecine göre değişir. Yeni, ulaşılamadı, görüşüldü, randevu, ziyaret, takip, kayıt ve kayıp gibi temel aşamalar çoğu eğitim kurumu için başlangıç noktası olabilir.

CAPI ile CRM aynı şey mi?

Hayır. CRM başvurunun kurum içindeki durumunu takip eder. CAPI ise uygun dönüşüm olaylarının reklam platformuna iletilmesinde kullanılabilecek teknik bağlantılardan biridir.

CRM'in Değeri Lead Sayısında Değil, Görünürlükte

Eğitim kurumlarında reklamdan başvuru almak sürecin yalnızca ilk adımıdır.

Başvurunun ne olduğu, kim tarafından arandığı, hangi aşamada kaldığı ve kayıt olup olmadığı görülmediğinde reklamın gerçek performansı bilinmez.

CRM bu boşluğu doldurur.

Reklam size başvuruyu getirir. Düzenli takip sistemi ise o başvurunun kayda dönüşüp dönüşmediğini gösterir.

GPT Dijital'de Meta ve Google reklamlarını, form akışını ve kayıt takibini mümkün olduğunca aynı sistem içinde değerlendiriyoruz.

Daha geniş yaklaşımımızı eğitim kurumları için dijital pazarlama ve kayıt getiren reklam sistemi içeriklerimizden inceleyebilirsiniz.

Kurumunuzun mevcut CRM ve reklam yapısını değerlendirmek için Hızlı İletişim Formu üzerinden bize ulaşabilirsiniz.